Construire un tableau multisite avant une demande de devis

Un parc réparti sur plusieurs sites devient difficile à présenter lorsque les informations sont dispersées entre différents interlocuteurs. Ce guide propose un modèle de tableau pour consolider le périmètre, coder les variantes et repérer immédiatement les données manquantes. Pour découvrir les habillages sécurisés, cages de protection et blindages sur mesure de BGM CONCEPT, consultez la page dédiée aux solutions pour distributeurs automatiques.

Créer les trois onglets du tableau multisite

Séparez les informations générales, les configurations techniques et le suivi des données. Cette structure évite de répéter une description complète pour chaque machine et permet de mettre à jour le document sans perdre la correspondance entre les sites et les variantes.

• Onglet Parc : liste des sites, machines, quantités et référents
• Onglet Variantes : caractéristiques communes à chaque configuration
• Onglet Suivi : informations reçues, éléments manquants et validations internes

Utiliser un code stable pour chaque élément

Choisissez une convention de nommage simple avant de remplir le tableau. Un code ne doit pas changer lorsqu’une ligne est déplacée ou qu’une information est complétée. Il devient ainsi le repère commun dans les échanges et les documents de travail.

• SITE-A, SITE-B ou SITE-C pour les implantations
• MACH-A01 ou MACH-B01 pour chaque machine ou groupe clairement identifié
• VAR-01, VAR-02 ou VAR-03 pour les configurations distinctes
• EXC-01 ou EXC-02 pour une particularité locale
• À compléter pour une donnée qui doit encore être recueillie
• À valider pour une information connue mais non confirmée par le responsable concerné

Préparer les colonnes de l’onglet Parc

L’onglet Parc doit permettre de comprendre immédiatement où se trouve chaque équipement, à quelle variante il appartient et qui peut renseigner le site. Limitez cette vue aux données de pilotage et renvoyez les détails techniques vers l’onglet Variantes.

• Code du site
• Ville et département
• Code de la machine ou du groupe de machines
• Marque et modèle, s’ils sont connus
• Code de la variante associée
• Quantité concernée
• Niveau de priorité interne
• Nom du référent local
• Statut des informations
• Commentaire court

Construire une matrice de variantes

La matrice sert à regrouper les machines réellement comparables. Créez une nouvelle variante dès qu’une différence peut modifier l’intégration, l’ouverture ou les accès à préserver. Pour effectuer les relevés techniques, utilisez la checklist dédiée à la préparation d’un projet de cage de protection.

• Code unique de la variante
• Machines et sites associés
• Dimensions connues de la configuration
• Sens et débattement des ouvertures
• Accès utilisés pour le remplissage ou les interventions
• Commandes et zone de distribution à maintenir accessibles
• Éléments fixes présents à proximité
• Quantité totale rattachée à la variante
• Données techniques encore à compléter

Tester le tableau avec un exemple fictif

Avant de renseigner tout le parc, créez quelques lignes d’essai. L’exemple fictif ci-dessous montre comment distinguer une configuration récurrente d’une exception sans présenter deux fois l’ensemble des informations techniques.

• SITE-A | MACH-A01 | VAR-01 | quantité 3 | informations complètes
• SITE-B | MACH-B01 | VAR-01 | quantité 2 | référent local à compléter
• SITE-C | MACH-C01 | VAR-02 | quantité 1 | sens d’ouverture différent
• VAR-01 | configuration commune | quantité totale 5
• VAR-02 | exception liée à l’ouverture | quantité totale 1
• EXC-01 | SITE-C | contrainte locale associée à MACH-C01

Ajouter des statuts de préparation explicites

Un statut uniforme rend les lacunes visibles sans longues explications. Définissez une liste fermée de valeurs et utilisez-la dans tout le document afin que chaque personne interprète l’avancement de la même manière.

• Non commencé : aucune donnée recueillie
• En cours : fiche partiellement renseignée
• À compléter : une information précise manque
• À valider : donnée en attente de confirmation interne
• Prêt à présenter : ligne relue et rattachée à une variante
• Hors périmètre : site ou machine exclu de la demande actuelle

Créer une synthèse automatique du périmètre

Ajoutez en tête du document une vue récapitulative issue des lignes détaillées. Cette synthèse doit rester cohérente avec la matrice et permettre de présenter le projet sans recompter manuellement les équipements à chaque modification.

• Nombre de sites inclus dans la demande
• Quantité totale de distributeurs concernés
• Nombre de variantes identifiées
• Quantité associée à chaque variante
• Nombre de lignes prêtes à présenter
• Nombre de sites comportant encore une donnée à compléter
• Liste des implantations prioritaires
• Date de dernière mise à jour du tableau

Effectuer les contrôles de cohérence

Relisez le fichier en recherchant les doublons, les codes orphelins et les totaux incompatibles. Le contrôle porte sur la structure du tableau plutôt que sur la solution technique à envisager.

• Chaque site possède un seul code
• Chaque machine est rattachée à un site
• Chaque machine incluse est associée à une variante
• Chaque code de variante existe dans la matrice
• La somme des quantités par variante correspond au total du parc
• Une exception locale renvoie à un site et à une machine identifiables
• Les valeurs manquantes portent un statut explicite
• Les lignes exclues ne sont pas comptabilisées dans la demande

Rédiger le message qui accompagne le tableau

Le premier message peut rester court si le périmètre a été correctement structuré. Présentez la nature du projet, son étendue géographique et l’état de préparation des informations, puis demandez à BGM CONCEPT les modalités adaptées pour poursuivre l’échange et transmettre les documents complémentaires.

• Objet de la demande
• Nombre de sites concernés
• Quantité totale d’équipements
• Nombre de variantes recensées
• Localisation générale du parc
• Principale priorité du projet
• Éléments encore en cours de collecte
• Coordonnées du référent qui centralise la demande

Questions fréquentes